Delfland en Vechtstromen omarmen Communicatief Risicomanagement

^{Wat betekent "risico-gestuurd werken"?}

Het is een bekend fenomeen: “risicogestuurd werken”. Het doel is om beter te sturen op de onzekerheden, waarmee uiteindelijk de faalkans en faalkosten van projecten gereduceerd worden. Het Hoogheemraadschap van Delfland en Waterschap Vechtstromen wilden echter voorkomen dat de verandering naar risico-gestuurd werken zou leiden tot ellenlange discussies in de vorm van vele risicosessies met meerdere medewerkers en dure externe krachten en besloten om de visie en werkwijze achter Communicatief Risicomanagement uit te proberen. De behoefte werd uitgesproken om het risico-gestuurd werken concreet te maken en om uitgezette acties gemakkelijk bespreekbaar te maken. Voor de partijen is het belangrijk aan te sturen op risicomanagement als gezamenlijke verantwoordelijkheid.  

Communicatief risicomanagement ondersteunt die gedachte door ook de nadruk te leggen op het ‘samen’ en energie te creëren in de groep om met risico’s bezig te zijn (iets wat toch veelal als negatief ervaren kan worden). Een visie die gestoeld is op de gedachte om het juiste onderwerp, op het juiste moment en met de juiste medewerkers aan te pakken, waarmee onzekerheden worden weggenomen en efficiency in het proces van risicomanagement wordt behaald.

Risicomanagement, conform de ISO31000 (de internationale norm voor risicomanagement), is gedefinieerd als “Het effect van onzekerheid op doelstellingen”. Dit kan derhalve een positief of negatief effect op de organisatie- of projectdoelstellingen behelzen. Daarmee maakt de ISO geen onderscheid meer tussen de gebezigde termen van risico- en kansen management. Juist daarin, in het toepassen van Communicatief risicomanagement conform de standaarden van ISO31000, onderscheiden risico bewuste organisaties zich van de rest!

Communicatief risicomanagement

‍Het risicomanagement proces in vele organisaties betreft het periodiek actualiseren van het risicodossier. Met een groep betrokkenen de lijst doornemen en aanvullen of aanpassen wat nodig is. Vervolgens beland dit risicodossier in de vergetelheid tot de volgende actualisatie. De informatie uit het dossier wordt wel benut om over te rapporteren, hetgeen tot bijsturing kan leiden door het management. Het grote verschil tussen het uitvoeren van een regulier risicomanagement proces zoals hierboven beschreven en het toepassen van Communicatief Risicomanagement zit in 3 aspecten: bewustwording, eenvoud en doeltreffendheid in communicatie en inzicht op alle niveaus.

‍

• Bewustwording

Mensen hebben de eigenschap dat we duidelijke signalen over de aanwezigheid van potentiële afwijkingen negeren. Dit komt voort uit gestandaardiseerde werk- en denkpatronen en het liefst willen leven in een voorspelbare wereld. Bewustwording van het aanwezig zijn van zowel de ‘Kleine kans, groot gevolg’- als de ‘grote kans, klein gevolg’-risico’s, is stap 1 in het denken in onzekerheden, scenario’s en mogelijk te treffen maatregelen.

Deze bewustwording kan gecreëerd worden door met mensen van verschillende achtergronden en niveaus, over verschillende thema’s te praten. Noem dit gerust een risicosessie! Laat eenieder zijn of haar inbreng hebben, zonder waardeoordeel. Communiceren over de potentiële ongewenste gebeurtenissen zonder ze te bagatelliseren, is een kunst op zich en verlangt daarom een ervaren gespreksleider en interactieve tooling. Maak het laagdrempelig voor iedere belanghebbende om zijn/haar inbreng te kunnen geven. Dat maakt communicatie over onzekerheden toegankelijk en efficiënt.

• Eenvoud en doeltreffendheid in communicatie

Ondanks het voorgaand aspect, het creëren van bewustwording, moet de communicatie over risico’s voldoen aan het KISS-principe: Keep-It-Stupid-Simple. Formuleer de risico’s, oorzaken en gevolgen zoals ze zijn en maak ze zo treffend en tastbaar mogelijk. Dat maakt het namelijk vele malen eenvoudiger om vervolgens over preventieve maatregelen (om oorzaken te vermijden) of mitigerende maatregelen (impact-reducerend) te bedenken, uit te voeren en te monitoren.

Vervolgens is het ook gemakkelijker om deze informatie te delen, omdat interpretatieverschillen nihil zijn. Om te voorkomen dat er geëindigd wordt met grote hoeveelheden aan risico’s, kan prioritering en kwantificering worden toegepast, maar dat betekent niet dat de benoemde maatregelen bij laag scorende risico’s niet uitgevoerd dienen te worden of gemonitord kunnen worden. Maak ook bij de prioritering gebruik van meerdere inzichten van meerdere niveaus om tot een juist beeld te komen. Zorg vervolgens op (semi-)geautomatiseerde wijze dat iedere actiehouder tijdig geïnformeerd wordt over aankomende deadlines. Bespreek de aankomende deadlines van maatregelen als eerste agendapunt op (project)teammeetings.

• Inzicht op alle niveaus

Informatie met betrekking tot de benoemde mogelijke gebeurtenissen, scenario’s en de te treffen maatregelen, dient op ieder niveau toegankelijk te zijn. Eenieder moet zijn of haar aanvullingen daarop kunnen inbrengen en delen. Breng de risicomanagement functie bij een organisatie dan ook in de positie van ‘een naald die door de organisatie prikt’. Deze functie dient op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau een mandaat te hebben. En, weet ook, dat mits deze prik tijdig wordt gezet, geen pijn doet, maar bescherming biedt in tijden dat er iets tegenzit.

Waterschap Vechtstromen – PowerUser RiskChallenger

‍Al in 2019 besefte het Waterschap Vechtstromen zich, dat risico-gestuurd werken meer betekent dan het bijhouden van een risicodossier. “We ontdekten dat wanneer we vaker het risicodossier ter hand namen, dat de beheersing meer en beter plaatsvond dan met reguliere periodieke risicosessies.”, aldus Klaas Dijkstra, adviseur Projectbeheersing bij Waterschap Vechtstromen. “Maar dat was echter niet daadwerkelijk risico-gestuurd werken, maar meer doen van hetzelfde. We zochten naar een verbeterslag in efficiency en bewustwording. Het toepassen van Communicatief Risicomanagement heeft daarin het verschil gemaakt.”

Waterschap Vechtstromen past sinds 2020 deze visie en de daarbij aansluitende tooling van RiskChallenger met succes toe. Linda Schoppink, adviseur Projectbeheersing bij het Waterschap licht toe: “De uitleg van de visie en het gebruik van de tool heeft ons daadwerkelijk geholpen de ontwikkeling van risicomanagement binnen het Waterschap te versnellen. Daarnaast was het serviceniveau vanuit RiskChallenger optimaal, of het nou om risicomanagement-inhoudelijke vragen, of technische vragen met betrekking tot de tooling ging: altijd bereikbaar, snel en inhoudelijk goed.”

Hoogheemraadschap Delfland – Innovatiepartner RiskChallenger

‍Waar het Waterschap Vechtstromen vooral zocht naar efficiency en bewustwording binnen het risicomanagementproces, wilde Hoogheemraadschap Delfland vooral de innovatie binnen het vakgebied naar voren brengen en op basis van aantoonbare resultaten van die innovatie, de neuzen binnen de organisatie dezelfde kant op laten wijzen en het proces organisatiebreed verbeteren. Om die reden zijn zij in 2021 met RiskChallenger een innovatiepartnerschap aangegaan.

Dit betekende niet alleen het toepassen van de visie op communicatief risicomanagement en de RiskChallenger-tooling, maar ook het uitwisselen van best practises, deelname aan workshops en wederzijdse openheid op verbeterpunten van de aanpak en tooling. “We zien dankzij de inzet van de tooling en de focus die daarin ligt op het faciliteren van een positief en gericht gesprek meer draagvlak voor het risicomanagementproces in het algemeen én voor de risico’s in de projecten zelf. Voor een organisatie die zich wil ontwikkelen in dit vakgebied is een partner als RiskChallenger, die altijd bereikbaar is voor technische vragen, meedenkt bij de voorbereiding van sessies of input levert voor onze visie en werkwijze risicomanagement, perfect.”, aldus Hélène van Heijningen, manager projectbeheersing bij Hoogheemraadschap van Delfland.

Vele andere organisaties in de bouw- en infra-markt (o.a. Boskalis, Van Oord, BAM, Heijmans, TenneT, Rijkswaterstaat, ProRail en Alliander) omarmen de werkwijze van Communicatief Risicomanagement. “Implementatie van Communicatief Risicomanagement conform RISMAN of de ISO31000 gaat verder dan alleen het gebruik van de tool, maar ingewikkeld is het zeker niet! Je moet het alleen even doen”, aldus Harry Steenwijk, de bedenker van RiskChallenger’s visie en software op communicatief risicomanagement.