Essentiële stappen voor een succesvolle start met Risicomanagement

Bedrijven en organisaties gebruiken talloze strategieën en methoden om hun eigen risicomanagementbenadering en -processen te definiëren. Er is echter een essentiële vereiste voor het uitvoeren van risicomanagement in alle organisaties: een uitgangspuntennotitie, vaak risicomanagementplan genoemd. Dit lijkt een dooddoener, maar het hebben van een plan voor risicomanagement helpt risicomanagers om hun taken op een georganiseerde en efficiënte manier uit te voeren. Afhankelijk van de grootte, het type en de missie van een bedrijf kan de risicomanagementplanning variëren.

Ondanks deze verschillen lijken de meeste risicomanagementplannen echter vrij veel op elkaar. Dat komt door het doel ervan: risicomanagers helpen om hun taken op een georganiseerde en efficiëntemanier uit te voeren. In deze blogpost doorlopen we enkele veelvoorkomende stappen die de meeste risicomanagers dagelijks volgen, maar niet vooraf bepalen en vastleggen. Wij beschrijven de noodzaak per stap en waarom juist die informatie van belang is.‍

1. Bepaal de context en de doelstellingen

Je bent eindelijk aan het bouwen met je nieuwe risicomanagementproces of -project! Het is essentieel om de context en de doelstellingen waarbinnen het risicomanagement  zich beweegt, heel duidelijk en precies te definiëren. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met het identificeren van specifieke doelstellingen die je wilt bereiken via risicomanagement, zoals het beschermen van bedrijfsmiddelen, het verzekeren van projectsucces of het verbeteren van besluitvormingsprocessen. Ook meerdere (sub-)doelstellingen zijn mogelijk. Deze stap helpt je om de fundamenten te leggen voor risicomanagement in jouw organisatie en geeft richting voor de vast te leggen variabelen en metadata bij risico’s!

2. Bepaal de reikwijdte

Bij het ontwerpen van het risicomanagementplan is een belangrijke stap het bepalen van de grenzen van het risicomanagement. Je begint met het duidelijk afbakenen van de gebieden, procedures of projecten die het proces dekt en waar deze aansluit op andere disciplines, zoals planning, financiën en/of kwaliteitsmanagement. Indien van toepassing, sluit je expliciet aspecten uit die weinig of geen verband houden met je risicomanagementproces. Dit helpt om de inspanningen van jou en je team te richten op de belangrijkste aspecten van je organisatie/het project, om tijd en middelen van jouw organisatie te besparen en om de potentiële voordelen van het risicomanagementproces te maximaliseren. Leg voor de raakvlakken ook vast welke ‘deliverables’ er vanuit het risicomanagementproces zijn om de werkprocessen van andere disciplines op de beste wijze aan te sluiten.

3. Belanghebbenden identificeren

Het identificeren en betrekken van relevante belanghebbenden bij het risicomanagementproces is essentieel om het plan succesvol en zeer effectief te laten zijn. Belanghebbenden zijn bijvoorbeeld interne teams, externe partners, klanten, regelgevende instanties en andere entiteiten die de activiteiten van de organisatie kunnen beïnvloeden of erdoor beïnvloed kunnen worden. Bij RiskChallenger promoten we communicatie en inclusiviteit als het gaat om risicomanagement binnen een organisatie. Een van onze in-app functies helpt je om dit aspect nog eenvoudiger te maken door je te helpen bij het uitvoeren van brainstormsessies waarbij je alle belanghebbenden, plaats en tijdsonafhankelijk kunt betrekken die belangrijk zijn voor jouw risicomanagementproces.

4. Bepaal risicocriteria

De volgende stap is het vaststellen van criteria om risico's te evalueren en te categoriseren. Dit kunnen factoren zijn zoals de potentiële impact op doelstellingen, de waarschijnlijkheid van optreden en de risicotolerantie van de organisatie. Het kwantificeren en prioriteren op basis van deze criteria, maakt dat je snel inzicht hebt in de belangrijkste te beheersen risico’s om je bedrijfs-/projectcontinuïteit te waarborgen. De RiskChallenger app heeft een zeer handige en gebruiksvriendelijke structuur voor het definiëren van risicocategorieën en filters. Het is essentieel dat duidelijkecriteria helpen bij het inventariseren en prioriteren van risico's gedurende het project. Met RiskChallenger is het heel moeilijk om nieuwe input en ontwikkelingen te missen, omdat alles overzichtelijk en geprioriteerd voor je neus staat!

5. Creëer een risicoregister

Een zeer belangrijke stap, vooral bij grote projecten, is het documenteren van alle geïdentificeerde risico's, hun kenmerken en bijbehorende responsstrategieën en -maatregelen in een risicoregister. Het doel van het register is om te dienen als een centraleopslagplaats voor informatie over elk risico, daarom adviseren wij om het starten met het risicoregister toe te voegen aan elke opstartfase als een "kick-off essential". Bovendien vergemakkelijkt een risicoregister het lopende toezicht en beheer, taken die later in het risicomanagementproces plaatsvinden.

6. Continue verbetering

Tot slot, als je je risicomanagementproces zorgvuldig hebt gepland, is het zeer nuttig om je risicomanagementinspanningen te blijven verbeteren! Eén manier om "voortdurend te verbeteren" is door inzichten uit het risicomanagementproces te gebruiken om jouw risicomanagementpraktijken consequent verder te ontwikkelen. Door open te staan voor leren, evalueren en het uitwisselen van gedachten en ervaringen, ontstaat er een natuurlijke stroom van verbeteringen voor risicomanagementprocessen. Maar ook inhoudelijk: Maak verschillende dossiers naast elkaar inzichtelijk en leer van de verschillende stijlen en oplossingsrichtingen voor de beheersing van risico’s. Een ezel stoot zich immers geen twee keer aan dezelfde steen!

Met andere woorden, door de doeltreffendheid van je risicomanagementinspanningen te evalueren en strategieën aan te passen op basis van de lessen die je hebt geleerd, kun je als risicomanagementprofessional vooruitgang boeken in jouw organisatie en in je carrière!

Slotopmerkingen

De stappen in deze blog zijn essentieel voor een risicomanagementprofessional en zijn organisatie. Risicomanagement is geen vast, rigide, one-size-fits-all proces en hetzelfde geldt voor de opstartfase. De specifieke genoemde stappen kunnen je helpen georganiseerd en gefocust te blijven en nauwkeurig te werken. Het is echter altijd nuttig om ruimte te laten voor het onverwachte en flexibel om te gaan met veranderingen, vooral wanneer je risicomanagement toepast op een project. Het is echter wel belangrijk om expliciet te zijn over de risicocriteria en de categorieën die je gebruikt om ervoor te zorgen dat de termen op eenzelfde wijze geïnterpreteerd worden door het gehele team. Dit maakt communicatie zo bij het risicomanagement efficiënt en doeltreffend!

De RiskChallenger app en onze consultants zijn er om je te helpen bij het maken van het meest geschikte en effectieve risicomanagementplan voor jouw organisatie. Boek een demo met ons, dan nemen we je mee door de essentiële aspecten van risicomanagement en de waarde van communicatie in risicomanagement!