De beheersing van risico’s door middel van Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB)

Wat is Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB)?

Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) is een aanpak voor contractbeheer die zich richt op het beheersen van risico’s die een raakvlak hebben met twee of meer partijen. In de praktijk houdt de opdrachtgever meestal toezicht op verschillende werkprocessen van de aannemer die van invloed kunnen zijn op de scope van de opdracht. De toename van het toepassen van SCB toetsing hangt samen met de groeiende complexiteit van infrastructurele projecten in Nederland. Deze toepassing vindt plaats binnen diverse contractvormen, maar komt vaak voor in contracten waarbij de aannemer meer verantwoordelijkheid draagt voor ontwerpaspecten van een opdracht.

De reden hiervoor? De hedendaagse complexiteit vraagt enerzijds om het benutten van opgedane praktijkervaring en het aandragen van innovatieve oplossingen van de aannemers. De contractvorm UAV-GC 2005 (waar SCB toetsing vaak een onderdeel van is) biedt hiervoor de nodige flexibiliteit. Anderzijds streven opdrachtgevers in deze complexe omgeving naar het afbakenen van zoveel mogelijk potentiële risico's binnen het contract.

Het afbakenen van risico's en aandragen van innovatieve oplossingen staan haaks op elkaar. Kansen brengen eenmaal onlosmakelijk risico's met zich mee. Hoe kunnen in deze context de kansen zoveel mogelijk benut worden en de risico’s beheerst? Deze blog schrijft over de oplossing van deze kwestie: Het toepassen van communicatief risicomanagement binnen SCB-toetsing.

Meer vertrouwen door de toepassing van communicatief risicomanagement in SCB.

Hoewel SCB-contractbeheersing in de basis een methode is om risico's te beheersen, is de uitkomst niet altijd gegarandeerd. De sleutel ligt in communicatief risicomanagement, waarbij risicobeheer geen statische lijst is, maar een gedeelde verantwoordelijkheid van alle betrokken partijen. Het visualiseren van risico's en het houden van brainstormsessies, aangemoedigd door tools zoals onze RiskChallenger-software, dragen hieraan bij. Het risicodossier vormt de hoeksteen van elke SCB-toetsplanning. Vooraf vastgestelde werkprocessen gerelateerd aan de scope worden gekoppeld aan risico’s met een gedeelde allocatie (OG-ON rest / ON-OG rest), waarbij de werkprocessen die verband houden met de belangrijkste risico's de basis vormen voor toetsing.

Betere toetsing door een meer diepgaand risico-identificatie proces

Communicatief risicomanagement draagt bij aan een verbeterd risico-identificatie proces wat vervolgens leidt tot realistischere verwachtingen (= meer vertrouwen). Partijen zijn vaak geneigd om vanuit hun eigen oogpunt risico's the identificeren en beoordelen. Bij risico's met een gedeelde allocatie hebben partijen dus baat bij de inzichten van de andere partij. Niet voor de hand liggende oorzaken, gevolgen of beheersmaatregelen komen zo op tafel. In andere woorden: "communicatief risicomanagement bevorderd een juiste diepgang in het risicodossier in de context van SCB toetsing". Het identificeren van risico's in een vroeg stadium d.m.v. een communicatieve aanpak bevordert het vertrouwen, omdat de partijen vroegtijdig verwachtingen met elkaar kunnen delen over de beheersing van deze risico's. "Minder gedoe en een verbeterde relatie."

Wanneer de communicatieve aanpak ontbreekt dan bestaat het risico dat toetsing uitsluitend plaats vindt gebaseerd op het onderbuikgevoel van de toetser. Hoewel dit voor de toetser misschien intuïtief lijkt, kan het herhaaldelijk verkeerd toetsen enerzijds leiden tot verslechtering van de relatie, omdat de aannemer wantrouwen kan ervaren. Wantrouwen kan leiden tot een gebrek aan transparantie, communicatieproblemen en zelfs bewuste negering of manipulatie van SCB-procedures. De aannemer wordt hierdoor minder gelegen innovatieve oplossingen aan te dragen omdat de focus is verplaatst naar zichzelf indekken i.p.v. meerwaarde leveren. Anderzijds kan verkeerd toetsen ook leiden tot onjuiste aannames over het voldoen aan de gewenste kwaliteitseisen.

Beter eindresultaat

Door een gebrek aan communicatie en samenwerking tussen opdrachtgever en aannemer kan cruciale informatie en inzichten verloren laten gaan wat risicobeheersing verslechtert. Een communicatief risicomanagementproces maakt het mogelijk dat risico’s worden gedeeld en verwachtingen verduidelijkt, waardoor potentiële conflicten worden voorkomen. Binnen SCB toetsing wordt vaak gebruikt gemaakt van een escalatie-ladder waar werkprocessen die onvoldoende scoren eerst besproken worden d.m.v. interactie vóór andere middelen zoals escalatie of zelfs boetes worden toegepast. Wanneer beide partijen zich transparant opstellen kan er eerder voor worden gekozen om problemen met interactie op te lossen i.p.v. met het dreigen van boetes. Hierdoor stellen partijen zich minder vijandig op wat tot een beter resultaat leidt.

Kortom;

Samenvattend zorgt communicatief risicomanagement binnen contractbeheersing voor minder 'gedoe' met de aannemer (door betere verwachtingen), betere toetsing (goed risico identificatie proces) én een beter eindresultaat (in zowel ontwerp aspecten, als de beheersing van risico's)!

Wil jij ook een gezonde zakenrelatie behouden en een beter eindresultaat? Lees hier verder hoe de RiskChallenger software jouw risicomanagement proces meer communicatief kan maken.